Die Prozesse, die ein Wort vom Fragebogeneintrag bis hin zum publizierten Datensatz durchläuft, werden in der Handreichung „Datenerfassung und Datenbeschreibung im Fränkischen Wörterbuch“ ausführlich dargestellt und dokumentiert. Diese Handreichung soll die Entscheidungen der Wörterbuchredaktion nachvollziehbar und überprüfbar machen. Diese Handreichung ist kein abgeschlossenes Skript, da der Text entsprechend dem Fortschritt der lexikographischen Arbeit an der Datenbank immer wieder überarbeitet und ergänzt wird.